Nos Témoignages - ARP

L’administration communale d’Ixelles a lancé un projet baptisé XLERP dont l’objectif est la mise en place d’une gestion intégrée des ressources communales. Cette solution doit permettre de structurer les différents domaines fonctionnels de l’administration, de faciliter à l’ensemble des agents l’accès à une information centralisée et pertinente, et par là même d’améliorer les services rendus aux citoyens.

Patricia van der Lijn (secrétaire communale d’Ixelles) : "Nous avons donc lancé un marché public de services en vue de trouver un partenaire idéal qui pourra nous aider dans la réalisation de cet ambitieux projet. Nous recherchions une solution qui, d'une part puisse répondre à nos besoins fonctionnels actuels, et d'autre part demeure évolutive et modulaire pouvant s'adapter à nos besoins à venir et intégrer un maximum d'activités transversales, le tout dans un seul et même outil. Nous souhaitions également garder la maîtrise sur nos outils de gestion, tout en demeurant indépendant de notre adjudicataire. La solution proposée par Noviat, basée sur l'ERP libre Odoo, nous a semblé répondre à l'ensemble de ces critères."

Un ERP pour quoi faire ?

XLERP est devenu un véritable projet de transformation qui accompagne la réorganisation de l’ensemble de l’administration. Une mobilisation complète de toute l'administration est indispensable pour assurer son succès. Le projet est devenu un des piliers de la réorganisation en cours. Il occupe une place centrale au sein des outils de gestion de l’activité communale et se place bien au-delà de la gestion opérationnelle, à laquelle il était destiné initialement. XLERP remplacera ainsi toute une série de logiciels utilisés dans plusieurs départements.

Les anciens logiciels départementaux, cloisonnés et dédiés à des métiers particuliers n’étaient plus à même de traiter efficacement les échanges de données de plus en plus nombreux et complexes exigés par l’évolution récente de la « planète numérique ».

Selon Jacques Deconinck, chef de projet XLERP : "La nouvelle solution, par son approche centralisatrice et intégrée garantit la tenue d’une version unique et pertinente de chaque information, disponible partout en temps réel, supprimant ainsi le besoin de réplication et de transfert de données d’une application à l’autre avec tous les risques de corruption que cela implique."

Le système, basé sur les processus métiers et le rôle de chaque acteur en leur sein permet un contrôle efficace des actions menées et des accès aux données, garantissant que leur utilisation demeure conforme aux règlements en vigueur. Le choix d'un développement dans des produits libres de droits s'inscrit tout naturellement dans l'esprit de service public. L’absence de coûts de licence et les coûts d’entretien réduits nous autorisent à consacrer l’essentiel des moyens disponibles au développement d’une solution sur mesure, répondant au mieux à nos besoins et nos attentes. La productivité s’en trouve considérablement accrue, les traitements sont plus rapides, le service au citoyen s’en trouve amélioré.

XLERP répond ainsi à cinq objectifs :

1. Développer un modèle horizontal plutôt que vertical, c’est-à-dire accompagner les processus de travail de bout en bout au travers de tous les composants de l’administration au sein d’un logiciel intégré.

2. Renforcer la conformité de la gouvernance aux règles internes et à la loi par un meilleur contrôle de la qualité de l’information et de la conformité des traitements qui lui sont appliqués.

3. Améliorer l’efficience et la qualité des processus internes et administratifs par un encadrement rigoureux.

4. Eviter les encodages multiples par la centralisation des données qui assure la pertinence et garantit la pérennité des informations.

5. Améliorer le service au citoyen.

Conclusion

A terme, XLERP est appelé à gérer l’ensemble des marchés publics réalisés par la commune, de leur conception à leur clôture, et donc ainsi, accompagner les agents tout au long de la procédure jusqu’à l’attribution du marché, faciliter les achats en générant les bons de commande et les engagements budgétaires associés, aider à la réception des travaux, fournitures et services, et à l’imputation des factures associées, assurer la gestion des stocks et magasins, des masses d’habillement, du parc de véhicules et de l’outillage.