Nos Témoignages - ARP

L’administration communale de Schaerbeek a choisi Noviat pour la mise en place d’une solution de suivi et de validation des factures. Le projet HUB Facture a pour objectif principal la validation des factures et la solution est prévue pour gérer à terme la validation de tout document comptable. 

Dès réception, les factures entrantes sont introduites dans le logiciel comptable Phénix. L'application HUB Facture de Noviat les capture automatiquement et les injecte dans son flux de traitement.

L’introduction dans Phénix produit un scan du document en PDF accompagné d’un fichier au format XML reprenant ses métadonnées. Ces 2 fichiers sont chargés automatiquement et exploités dans notre nouveau logiciel HUB Facture.

Tout document chargé dans HUB Facture est automatiquement adressé à un département responsable (un validateur) pour vérification de la qualité du document et des métadonnées. Après l'avoir éventuellement complété ou corrigé, ce validateur confirme le document qui est alors automatiquement transféré vers le responsable du département concerné, le département "approbateur".

Si besoin, ce responsable peut transmettre le document à un sous département pour approbation.

La personne qui réceptionne le document marque ou refuse la bonne réception et le document est renvoyé au validateur. Celui-ci doit alors confirmer la décision du réceptionneur.

L’approbation peut être faite directement par le validateur si le montant est inférieur ou égal au bon de commande, sinon une session d’approbation est créée. L’approbation se fait dans ce cas par l’échevin, le directeur du département et l’inspecteur régional. Après traitement par ces trois personnes (approbation ou refus), le document reçoit son statut final (approuvé ou refusé).

Le système vérifie aussi s’il y n’a pas de document en attente de traitement dans une étape (c.-à-d. qu'un responsable a oublié de le traiter). Dans ce cas, le responsable reçoit un email de notification/alerte. Un email de notification est aussi généré lors de la création d'un document. Les notes de crédit sont également traitées par le même processus.

Marc Dubrowski, maître des processus à l’administration communale de Schaerbeek : "Le système nous permettra donc d'améliorer les délais de traitement de nos factures et donc nous aider à un meilleur respect des délais de paiements sans parler des économies que cela va engendrer. Pour la mise en œuvre de cet outil, nous voulions travailler avec un partenaire flexible et orienté « processus métier », ayant de l’expérience dans le monde communal."

La commune de Schaerbeek ne chercherait pas simplement un fournisseur capable de développer ce qu’on lui demandait. Nous voulions une société capable de prendre en charge les parties techniques mais aussi capable de nous accompagner et nous conseiller tout au long du projet (et même après).» indique Monsieur Dubrowski.

Noviat a montré sa compréhension de nos besoins; leur approche métier. Leur méthode de développement itérative nous ont permis non seulement de garder le contrôle sur la solution mais aussi de la faire évoluer au fur et au mesure du développement dans une relation de partenariat efficace.

L'approche métier et itérative (novatrice dans le monde des administrations communales) combinée à la flexibilité et l'ouverture du logiciel Odoo qui a servi de base pour le développement de la solution sont des atouts importants de la société Noviat qui correspondent bien à l'esprit, aux besoins actuels et futurs et aux contraintes des services publics en général et des administrations communales en particulier.

De plus, l’absence de coûts de licence et les faibles coûts de maintenance réduit fortement les coûts d’exploitation et permet donc de mieux optimaliser le budget disponible pour ce type de projet en consacrant une plus grande partie du budget aux besoins et aux fonctionnalités.